Kontrola zaměstnanců pomocí RYANT Software Audit

Baví se vaši zaměstnanci v práci dobře?

Inzerát: prodám celý obsah internetu vypálený na 183.166 DVD. Nebo bez porna na dvou CD-ROM.

Během posledních deseti let prošlo pracovní prostředí fascinujícím vývojem zejména díky masivnímu nástupu informačních technologií. Telexy, počítačky a psací stroje skončily v muzeu, ze sekretářek se staly asistentky, a dokonce ani dnešní třicátníci už přesně neví, k čemu byl těsnopis. Nyní má každý zaměstnanec na stole počítač, který mu fantastickým způsobem ulehčuje práci a umožňuje dosahovat ve srovnání s minulostí výrazně vyšší produktivity.

Ne každý je ovšem ochoten nově nabytou informační a komunikační svobodu využít ve prospěch zaměstnavatele. Dříve bylo na každého vidět, nyní se všichni schovávají za svými monitory a ustaraným výrazem ve tváři často jen maskují rozehranou šachovou partii či usilovné přemýšlení nad další odpovědí při flirtování na chatu. Karty, hry, ICQ a surfování po zábavných a lechtivých stránkách se staly oblíbeným zpestřením pracovní doby. Občasné brouzdání a občasnou soukromou korespondenci nikdo neodsuzuje, ale permanentní zneužívání pracovních pomůcek je patologické a zejména pro zaměstnavatele nákladnější, než se mnohdy domnívá! A co teprve veřejná správa, která v poslední době též začíná intenzivně řešit problém efektivního využívání zdrojů – v tomto případě přispíváme na sladké nicnedělání zahálčivých úředníků ze svých daní všichni.

Nemůžete uhlídat všechno. Přestaňte si to vyčítat a přestaňte zbytečně vytvářet nové pozice kontrolorů a následně kontrolorů kontrolorů. Zapomeňte na personální audit, možná vám poskytne zajímavou zpětnou vazbu pohledem zvenčí, ale nenabídne vám dlouhodobé řešení.

RSA vám umožní detailně sledovat, čemu se vaši zaměstnanci věnují, když pracují na svých počítačích. Uvidíte, jak využívají jednotlivé aplikace, jak a kde surfují, zda nepoužívají nelegální software a do jaké míry tráví svou pracovní dobu efektivně. Pomocí vytvoření referenčního profilu můžete výkony jednotlivých zaměstnanců mezi sebou porovnávat a vyhodnocovat tak jejich produktivitu.

Ze získaných dat pak lze samozřejmě vyvodit mnoho závěrů. Je zbytečné platit za licence, které vaši zaměstnanci nevyužívají. Je zbytečné přetěžovat síť tolerováním stahování filmů a hudby a hromadného zasílání veselých barevných prezentací. Je zbytečné riskovat vysoké pokuty za používání nelegálního softwaru. A hlavně - je naprostým luxusem platit zaměstnance, kteří pro vás nepracují!

Hitparáda veřejné správy

• Top 3 Microsoft games: FreeCell, Solitaire, SpiderSolitaire; společnost RYANT na základě svých zkušenosti odhaduje, že čeští úředníci ve veřejné správě stráví hraním těchto tří her cca 55 mil. hodin ročně. Přibližně stejnou dobu navíc stráví čtením novin na internetu.
• Top chat ve státní správě: Lidé.cz. Kupodivu ženská záležitost. Muži preferují ICQ. Celkovou dobu, kterou čeští úředníci souhrnně prochatují, lze odhadnout na 30 mil. hodin ročně.

Smutné rekordy zachycené pomocí RYANT Software Audit:

• 83 hodin v průbhu třítýdenního auditu strávila vedoucí odboru na městském úřadu hraním karetních her na počítači. Je otázkou, zda takového pracovníka potrestat nebo poslat na léčení…
• 31% pracovní doby strávila v průběhu měsíčního auditu administrativní pracovnice státní instituce na chatu; další průměrně 2 hodiny denně dělala „přesčasy“, tj. přišla do práce o hodinu dřív, použila služební konektivitu pro chatování a po práci si to zopakovala – že by po alkoholismu, kuřáctví, narkomanii, gamblerismu a workoholismu nejnovější forma závislosti?
• Nejméně o 21% méně zaměstnanců by potřebovala nejmenovaná státní instituce, kdyby její pracovníci využívali fond pracovní doby ve prospěch zaměstnavatele.
• Jen 4% pracovní doby prokazatelně odpracoval webmaster velké společnosti z oblasti služeb v průběhu měsíčního auditu; po téměř 45% pracovní doby měl člověk, který má celý den pracovat s PC, vypnutý počítač.
• 32 hodin v průběhu jediného pracovního týdne si pracovnice městského úřadu trénovala strategické myšlení hraním hry Microsoft Age of Empires.

Úspora nákladů

Na příkladu nejmenované společnosti vám ukážeme, jakých úspor se dá s RSA běžně dosáhnout.

Společnost měla 160 zaměstnanců, kteří používali 150 osobních počítačů. Na software byl na každé tři roky vyhrazen rozpočet ve výši 4 milionů korun. Management společnosti se sledováním efektivity práce zaměstnanců zabývá dlouhodobě, a proto uvítal existenci RSA jako dalšího užitečného pomocníka při prosazování své politiky maximální hospodárnosti při využívání zdrojů. RSA byl nainstalován na dobu jednoho roku, po prvních výsledcích se společnost rozhodla prodloužit smlouvu na tři roky.

Co RSA zjistil?

V rámci auditu byl na mnoha počítačích nalezen nelegální a nebezpečný software. RSA také odhalil, že drahé softwarové licence jsou využívány sotva ze 70% a zároveň identifikoval několik odstrašujících případů zaměstnanců, kteří se v pracovní době skutečně nepředřeli (5 zaměstnanců s efektivním využitím pracovní doby 50% a méně, průměrně 42%).

Úspory s RSA

Na základě analýzy získaných dat jsme společnosti navrhli uspořit v následujících 3 letech za nevyužívané licence 1 200 000 Kč; uspořit peníze za neefektivní zaměstnance se společnost rozhodla sama a jen v prvním roce ušetřila cca 750 000 Kč. Za tři roku provozu RSA tak společnost ušetřila dohromady téměř 5 milionů korun. Návratnost investice je velmi silným prvkem RSA. Proto není třeba se ptát, kolik peněz RSA stojí – je třeba se ptát, kolik peněz (a problémů) zákazníkům ušetří.

Velice zajímavých úspor následně tato společnosti dosáhla pomocí RSA, když začala zvažovat zavedení terminálového provozu aplikací. Díky RSA bylo naprosto jasné, kolik bude reálných uživatelů jednotlivých aplikací, což vedlo k úsporám:

• při zpracování předimplementační analýzy, která s RSA trvá řádově desítky minut namísto obvyklých týdnů až měsíců,
• při zpracování finanční analýzy výhodnosti, která byla hotová do dvou dnů od zadání, a to zcela přesně, jelikož vycházela z exaktních podkladů, a ne z „expertních“ odhadů, jak bývá obvyklé,
• při rozhodnutí, které se výrazně lépe uskutečňuje na základě konkrétních dat než na základě vágních předpokladů,
• při nákupu hardware, protože byl naprosto přesně stanoven počet potřebných serverů,
• při nákupu licencí, jelikož bylo možné zcela přesně stanovit celkové počty uživatelů i současných uživatelů (tzv. concurrent users) jednotlivých aplikací.

Vyšší bezpečnost

RSA umožňuje detailním monitoringem a analýzou sledovaných počítačů eliminovat veškeré nežádoucí aktivity a přispět tak k vyšší bezpečnosti vaší sítě:

• budete mít přehled o veškerém SW v rámci vaší LAN nebo VPN,
• získáte jednoduše přehled o chybějících bezpečnostních záplatách,
• eliminujete nelegální instalace SW a HW,
• zamezíte navštěvování potenciálně nebezpečných webových stránek,
• budete mít kompletní přehled o hardware v rámci LAN nebo i VPN,
• budete mít přehled o přístupu k síťovým diskům, případně o dodržování oprávnění přístupu k těmto diskům,
• dokážete monitorovat dodržování politiky ohledně připojených modemů (připojení počítače v rámci LAN k síti Internet prostřednictvím modemu je obrovskou bezpečnostní dírou),
• pro potřeby technické podpory si jednoduše ověříte správnost nastavení síťových vlastností.

Dalším významným bezpečnostním prvkem RSA je eliminace potenciálních problémů způsobených používáním nelegálního software. Rádi vám pomůžeme při sestavení interních směrnic, které zaměstnancům jednoduše a jednoznačně definují jejich práva a povinnosti při používání výpočetní techniky, a přenesou na ně zodpovědnost za případné porušování autorských a licenčních práv.

Jednodušší správa sítě

RSA přináší v oblasti inventarizace software tři základní aspekty:

• zjišťuje informace o operačním systému na všech PC,
• inventarizuje veškerý nainstalovaný software včetně verzí jednotlivých aplikací,
• zjišťuje instalované bezpečnostní záplaty.

Výstup je realizován v podobě softwarové inventarizační karty pro každé jednotlivé PC.

RSA je v oblasti software velmi vhodným řešením i pro organizace, které udělaly špatnou zkušenost s produkty inzerujícími jednoduchou implementaci a následně narazily na heterogenitu síťových prostředí.

V oblasti hardware poskytuje RSA zejména tyto informace:

• získání okamžitého kompletního přehledu o hardware v rámci LAN nebo i VPN,
• zjištění přístupu k síťovým diskům, případně dodržování oprávnění přístupu k těmto diskům,
• ověření velikosti disků a obsazeného místa na nich, zejména v případě problémů s OS Windows (nedostatek místa na disku způsobuje zpomalení),
• ověření dodržování bezpečnostní politiky ohledně připojených modemů (připojení počítače v rámci LAN k síti Internet prostřednictvím modemu je obrovskou bezpečnostní dírou),
• ověření správnosti nastavení síťových vlastností (pro potřeby technické podpory uživatelů či pro případ potřeby distribuce zátěže na více serverů),
• zjištění nastavení síťových tiskáren za účelem následné optimalizace těchto nastavení,
• okamžitý přehled o obsazených a volných slotech na základní desce pro případ potřeby rozšíření PC či technické podpory.

Výstup je poskytnut v podobě „HW karty“ pro každé jednotlivé PC.

Veškeré tyto informace lze získat pro každý počítač, který má operační systém Windows 95 a vyšší a je připojen k počítačové síti v lokalitě zákazníka nebo i v rámci VPN. Tyto informace se ukládají do časových verzí, které lze následně porovnávat a vyhodnocovat tak rozdíly nejen v HW sestavách (což zajišťuje mj. detekci ukradených či zničených dílů), ale i v instalacích SW, což zjednodušuje detekci nově nainstalovaného software a bezpečnostních záplat.

ODKAZY:

Informace o společnosti RYANT, s.r.o.

Stránky o RYANT Software Audit

Technický popis RYANT Software Audit

Typické využití RYANT Software Audit

Přínosy a výhody RYANT Software Audit

FAQ - nejčastější dotazy

Další produkty RYANT, s.r.o.

Poskytované konzultace

(c) RYANT, s.r.o., 2006

Optimalizováno pomocí PageRank.cz.